mei 24

Een zelfsturende organisatie bestaat uit een vaste groep medewerkers die als team de verantwoording dragen voor het proces dat nodig is om een product of dienst te leveren aan de klant. Daarbij zijn 3 onderdelen van essentieel belang:

• Zelfmanagement: het team is, tot op zekere hoogte, verantwoordelijk voor het managen van zichzelf en de taak die ze uitvoert, op basis van een duidelijk en gemeenschappelijk doel. 
• Resultaatgericht: het team is verantwoordelijk voor het realiseren van de doelen. Het team stuurt daarom zelf op de resultaten, het continu verbeteren van de eigen werkprocessen en het oplossen van problemen. Hiertoe moet het team dus over genoeg beslissingsruimte beschikken. 
• Afgebakende taak: teams werken aan duidelijk omschreven diensten of producten die zij zelfstandig kunnen voortbrengen zonder dat ze daarbij afhankelijk zijn van een leidinggevende of ondersteunende afdelingen.

Hoewel het invoeren van zelfsturing geen doel is, zijn er legio redenen waarom het invoeren van zelfsturende teams tegenwoordig zo ‘hot’ is – zo verhoogt het het werkplezier van medewerkers. Zelf bepalen hoe je je werkzaamheden invult, en niet omdat ze je worden opgedragen, verhoogt de intrinsieke motivatie van medewerkers en daarmee ook het werkplezier.  Daarnaast maakt zelfsturing organisaties efficiënter doordat het team delen van de management- en backoffice-taken zelf uitvoert en daar kosten op kunnen worden bespaard. Tot slot maken zelfsturende teams een organisatie flexibeler, doordat ze direct kunnen inspelen op ontwikkelingen die zich in de omgeving voordoen, zonder dat er eerst afstemming moet worden gezocht met management. Hierdoor wordt een organisatie innovatiever, meer klantgericht en verbetert de kwalitatieve output.

Klinkt geweldig. Onze ervaring met zelfsturing – wij hebben deze organisatiestructuur inmiddels bij meerdere organisaties in mogen voeren – klopt dan ook volledig met bovenstaande voordelen. Het probleem is echter dat er veel verschillende definities onder het begrip ‘zelfsturing’ worden geschaard en dat er vaak te makkelijk over de implementatie wordt gedacht. Zelfsturing klinkt voor veel medewerkers als ‘vrijheid blijheid’, en voor veel ondernemers als een onzeker fenomeen wat eigenlijk te mooi is om waar te zijn.

Beiden zijn niet waar. Zelfsturing is zeker géén vrijheid blijheid: juist bij deze organisatievorm zijn duidelijke kaders en helder geformuleerde doelen van essentieel belang. Daarnaast moeten de medewerkers in staat zijn om om te gaan met een hoge mate van autonomie, een hoge verantwoordelijkheid en zeer intensieve samenwerking met hun collega’s. Ook betekent een zelfsturende organisatie niet dat er geen managers of leiders meer zijn. Zij hebben juist een belangrijke rol in de ontwikkeling van de organisatie en vervullen een belangrijke voorbeeldrol. Een zelfsturende organisatie is dus zeker niet voor iedere medewerker of organisatie weggelegd, maar het is absoluut mogelijk.

Bij de implementatie van zelfsturing werken wij met 6 succesfactoren:

1. Het geven van vertrouwen

Vertrouwen is de basis van zelfsturing en de allerbelangrijkste succesfactor. De ondernemer moet vertrouwen dat zijn medewerkers van nature gemotiveerd zijn om het goede te doen, verantwoordelijkheid te nemen en loyaal te zijn naar de organisatie. Vertrouwen betekent dat je bereid bent het risico te lopen dat iemand iets verkeerd doet: leren loslaten. Dit werkt alleen in combinatie met duidelijke doelen en kaders en goede ondersteuning en coaching van medewerkers. Op deze manier voorkom je dat persoonlijke doelen in de weg komen te staan van gezamenlijke doelen.

2. Een afgebakend takenpakket

Voor het succes van een zelfsturend team is het uitvoeren van een samenhangend afgebakend takenpakket belangrijk omdat zo duidelijk wordt wat de bijdrage is van het team aan het grotere geheel. Daarnaast moet het team zelfstandig kunnen functioneren, waardoor afhankelijkheid wordt vermeden. Je kunt namelijk alleen veratnwoordelijk zijn voor een taak als je zelf invloed kan uitoefenen op de uitkomst van die taak.

3. Goede hulpmiddelen en informatie

Zelfsturende medewerkers dienen toegang te hebben tot de juiste ondersteuning en informatie om hun werk goed in te richten, aan te sturen en uit te voeren. Dat betekent dat om hen verantwoordelijk te houden voor hun eigen prestaties, zij toegang moeten hebben tot de juiste ERP-systemen, ICT-ondersteuning, opleidingen, werving & selectie, financiële sturingsinformatie en netwerkcontacten – al dan niet met hulp van de ondernemer.

4. Duidelijke doelen, kaders en richtlijnen

De effectiviteit van een team wordt bepaald door het hebben van een duidelijk doel. Decentralisatie van bevoegdheden werkt alleen als teams weten wat er van hen wordt verwacht. Vrijheid ontstaat namelijk bij het instellen van duidelijke kaders. Na het geven van vertrouwen is het opstellen van kaders de belangrijkste taak voor het management. Je bent als ondernemer of manager dus niet minder met aansturing bezig van het team, maar op een andere manier!

5. Teameffectiviteit

een succesfactor voor zelfsturende teams zijn de competenties van de teamleden. Elk teamlid kan door haar vaardigheden en/of houding de effectiviteit van het team vergroten of juist verkleinen: denk aan ervaring, ambitie, openheid, een positieve houding en probleemoplossend vermogen. Daarnaast is een combinatie tussen persoonlijkheden, genders en leeftijden altijd aan te raden om zoveel mogelijk invalshoeken te creëren.

6. De leidinggevende

Met zelfsturende teams verandert de rol van de leidinggevende. Dat met zelfsturing de hiërarchische sturing helemaal verdwijnt is natuurlijk niet waar. Er moeten leiders zijn die doelen bepalen en strategie uitzetten. Wel verandert met zelfsturing de rol van leidinggevende.

Er komt voor de ondernemer (of manager) meer nadruk op:  

• Coachen van de teams (teamontwikkeling)
• Uitzetten van de grote lijnen 
• Sturen op resultaat
• Goede faciliteiten voor de teams 
• Voorbeeldgedrag

De wijze waarop de manager de rol van leidinggevende invult blijkt in de praktijk een belangrijke succes- of faalfactor bij zelfsturende organisaties. Als de leidinggevende niet in staat is om de zelfsturende teams ‘los te laten’ zullen er conflicten met de zelfsturende teams ontstaan en zullen de teams het vertrouwen in het management en in zelfsturing verliezen. De leidinggevende moet zich andere competenties eigen maken. De meer taakgerichte manager die opdrachten en instructies geeft moet worden vervangen door een leidinggevende die inspireert, delegeert en ondersteunt.

Conclusie

Het implementeren van een zelfsturende organisatie heeft ontzettend veel voordelen en kan jou als ondernemer ontzettend veel (mentale) vrijheid bieden. Mits je het goed hebt georganiseerd. Denk dus niet ‘dat doe ik wel even’ maar pak de implementatie goed aan. Vergeet daarbij ook niet je eigen rol onder de loep te nemen – als ondernemer heb je namelijk een ontzettend belangrijk functie binnen de zelfsturende organisatie. Neem de tijd voor de implementatie – zowel voor jezelf als voor je medewerkers – en schakel waar nodig een externe adviseur in om de zelfsturende organisatie professioneel neer te zetten. Op deze manier zul je niet alleen je eigen werkplezier en effectiviteit, maar ook die van je collega’s ontzettend gaan verhogen.

Een zeer succesvol voorbeeld van onze implementatie van een zelfsturende organisatie was bij Orbis. Directeur/eigenaar Koen van Hout ervaart als gevolg hiervan veel meer rust en is nog maar enkele dagdelen per week effectief bezig met het management van zijn organisatie. Daarnaast is zowel het onderling werkplezier als de (kosten)efficiency ontzettend gestegen.